Giữ các luồng công việc song song thống nhất giữa nhiều quốc gia

Khi một giao dịch đã khởi động, nhiều luồng công việc diễn ra cùng lúc. Luật sư xem xét tài liệu và soạn thảo thỏa thuận. Kế toán xem xét thông tin tài chính. Cố vấn thuế đánh giá các hệ quả. Các chuyên gia thương mại, kỹ thuật và nhân sự mỗi người xem xét phần việc của mình trong doanh nghiệp. Trong một giao dịch xuyên biên giới, mỗi luồng việc này có thể diễn ra ở nhiều quốc gia, bằng nhiều ngôn ngữ và qua nhiều múi giờ.

Mỗi luồng công việc có thể được vận hành tốt khi đứng riêng, vậy mà giao dịch vẫn có thể đi chệch hướng, vì các luồng phụ thuộc vào nhau. Một phát hiện ở luồng này làm thay đổi công việc ở luồng khác; một quyết định mà nhóm này đang chờ lại nằm im trong hộp thư của người khác. Bài viết này mô tả những cách thực tế để giữ các luồng công việc song song thống nhất: lập bản đồ các luồng, theo dõi sự phụ thuộc, vận hành một danh sách vấn đề và một sổ câu hỏi chung, xử lý ngôn ngữ và múi giờ, và ra quyết định đúng lúc.

Vì sao giữ thống nhất khó hơn vẻ ngoài

Phần lớn vấn đề trong giao dịch không đến từ việc một cố vấn nào đó làm sai. Chúng đến từ thông tin không được chuyển đi. Những ví dụ thường gặp gồm một người xem xét pháp lý biết muộn về một phát hiện tài chính có ảnh hưởng đến điều khoản hợp đồng, hay một khuyến nghị về thuế làm thay đổi cấu trúc sau khi luật sư đã soạn thảo theo một cấu trúc khác. Một ví dụ khác là cùng một câu hỏi từ phía bên kia lại được hai người trả lời khác nhau.

Giữ thống nhất là công việc ngăn chặn những thất bại đó. Việc này không cần công cụ phức tạp. Nó cần một bức tranh chung về ai đang làm gì, một số ít hồ sơ dùng chung, và một nhịp độ có thể dự đoán được cho việc trao đổi và ra quyết định.

Lập bản đồ các luồng công việc

Hãy bắt đầu bằng việc viết ra từng luồng công việc, người phụ trách, phạm vi và kết quả chính của nó. Một bản đồ điển hình có thể gồm:

• Pháp lý, ở từng quốc gia liên quan — xem xét, văn bản, phê duyệt và chấp thuận;
• Tài chính — xem xét thông tin trong quá khứ, vốn lưu động và các nghĩa vụ;
• Thuế, ở từng quốc gia liên quan — hệ quả của cấu trúc và các bước;
• Thương mại — khách hàng, thị trường, vị thế cạnh tranh;
• Vận hành và kỹ thuật — địa điểm, hệ thống, quy trình then chốt;
• Con người — tổ chức, vị trí then chốt, điều kiện làm việc, trao đổi thông tin và mọi việc di chuyển nhân sự;
• Kế hoạch tích hợp — doanh nghiệp sẽ vận hành ra sao sau đó.

Với mỗi luồng, hãy ghi ai phụ trách, bao quát những quốc gia nào, cần gì từ các luồng khác và giao lại kết quả gì. Thường một trang là đủ. Những vai trò đứng sau các luồng công việc này được mô tả trong bài xác định các chuyên gia trong một giao dịch xuyên biên giới.

Xác định sự phụ thuộc giữa các luồng

Bản đồ thực sự hữu ích khi bạn thêm các mũi tên nối giữa các luồng. Một sự phụ thuộc là bất cứ điều gì một luồng cần từ luồng khác trước khi có thể hoàn thành một phần công việc của mình.

Có những sự phụ thuộc có thể dự đoán được:

• văn bản không thể hoàn thiện cho đến khi những phát hiện thẩm định quan trọng được hiểu rõ;
• quyết định về cấu trúc phụ thuộc vào cả ý kiến pháp lý lẫn ý kiến thuế;
• kế hoạch nhân sự phụ thuộc vào cách tổ chức sẽ được kết hợp;
• kế hoạch tích hợp phụ thuộc vào những gì quá trình xem xét cho thấy về hệ thống và vận hành.

Hãy thể hiện chúng bằng một sơ đồ hoặc danh sách đơn giản. Với mỗi sự phụ thuộc, ghi lại ai đang chờ, ai phải giao và kết quả giao trông như thế nào. Xem lại bản đồ mỗi khi hình dạng của giao dịch thay đổi.

Một danh sách vấn đề chung

Danh sách vấn đề ghi lại mọi điểm đáng kể cần được chú ý: một phát hiện từ quá trình xem xét, một điểm soạn thảo chưa thống nhất được, một tài liệu còn thiếu, một quyết định nội bộ còn bỏ ngỏ. Mỗi mục có mô tả ngắn, luồng công việc đã nêu ra nó, người phụ trách, tình trạng và bước tiếp theo.

Một danh sách duy nhất được mọi luồng dùng chung mang lại hai lợi ích. Nó cho mỗi chuyên gia thấy những điểm có thể ảnh hưởng đến công việc của chính họ, và cho người ra quyết định một nơi duy nhất để xem điều gì còn mở. Hãy viết các mục ngắn gọn, đúng sự thật, đóng chúng một cách rõ ràng khi đã giải quyết, và tránh tạo ra những danh sách song song ở các nhóm khác nhau.

Một sổ câu hỏi chung

Các câu hỏi từ phía bên kia, cùng câu trả lời đã đưa ra, cần có hồ sơ riêng. Sổ câu hỏi cho thấy:

• câu hỏi, ai hỏi và khi nào;
• câu hỏi được giao cho luồng công việc nào và người phụ trách nội bộ nào;
• câu trả lời có cần cố vấn của bạn xem trước khi gửi hay không;
• câu trả lời, tài liệu hỗ trợ và ngày gửi.

Sổ này ngăn việc trả lời trùng lặp hoặc không nhất quán, và giúp dễ thấy điều gì còn tồn đọng. Nó cũng trở thành hồ sơ có giá trị về sau, vì những câu trả lời đưa ra trong quá trình giao dịch có thể có ý nghĩa sau khi ký kết. Chuẩn bị sẵn thông tin nền tảng, như mô tả trong bài chuẩn bị cho thẩm định: sắp xếp thông tin doanh nghiệp, giúp xử lý sổ câu hỏi nhanh hơn nhiều.

Một nhịp trao đổi có thể dự đoán

Các luồng công việc thống nhất tốt nhất khi việc trao đổi diễn ra theo nhịp thay vì tùy hứng. Nhiều nhóm thấy hữu ích khi có:

• một cuộc gọi ngắn định kỳ để người phụ trách các luồng cập nhật tiến độ, sự phụ thuộc và vấn đề mới;
• một bản cập nhật bằng văn bản sau mỗi cuộc gọi, liệt kê các quyết định đã đưa ra và việc cần làm kèm người phụ trách;
• một kênh đã thống nhất cho những điểm khẩn cấp không thể chờ đến cuộc gọi tiếp theo;
• một quy định rõ ràng về ai được trao đổi với phía bên kia, về những chủ đề nào.

Nhịp trao đổi nên phù hợp với giai đoạn của giao dịch. Ở giai đoạn đầu, điều phối thưa hơn có thể là đủ; trong giai đoạn xem xét hoặc đàm phán dồn dập, thường cần liên lạc chặt chẽ hơn.

Ngôn ngữ và múi giờ

Giao dịch xuyên biên giới thêm vào những trở ngại thực tế rất dễ bị đánh giá thấp.

Ngôn ngữ

Tài liệu, câu hỏi và câu trả lời có thể tồn tại ở nhiều ngôn ngữ. Hãy quyết định sớm ngôn ngữ nào được dùng cho hồ sơ làm việc — danh sách vấn đề, sổ câu hỏi, các bản cập nhật — và bản dịch của các tài liệu quan trọng sẽ được chuẩn bị, kiểm tra ra sao. Khi ý nghĩa pháp lý của một tài liệu là quan trọng, việc dịch và diễn giải cần có người có chuyên môn tham gia, và cần rõ bản ngôn ngữ nào có giá trị ưu tiên.

Múi giờ

Khi các nhóm ở nhiều múi giờ khác nhau, một câu hỏi được nêu vào cuối ngày của nhóm này có thể đến hôm sau mới được nhóm khác nhìn thấy. Hãy thống nhất các khung giờ trùng nhau cho cuộc gọi, đặt kỳ vọng hợp lý về thời gian phản hồi và tránh sắp xếp việc ra quyết định theo cách luôn gây bất lợi cho một nhóm.

Báo cáo vượt cấp và các điểm ra quyết định

Không phải vấn đề nào cũng nên chờ đến cuộc gọi định kỳ tiếp theo, và không phải vấn đề nào cũng cần đến những người cấp cao nhất. Một quy tắc báo cáo vượt cấp đơn giản sẽ giúp ích:

• người phụ trách luồng giải quyết những gì nằm trong phạm vi của mình;
• vấn đề liên quan đến nhiều luồng được chuyển cho người điều phối giao dịch;
• vấn đề ảnh hưởng đến mục tiêu, cấu trúc hoặc điều khoản được chuyển cho những người ra quyết định đã được chỉ định từ trước.

Cũng nên xác định các điểm ra quyết định chính trong giao dịch — những thời điểm doanh nghiệp phải quyết định có tiếp tục hay không và tiếp tục thế nào. Chuẩn bị một bản tóm tắt quyết định ngắn trước mỗi thời điểm đó, dựa trên danh sách vấn đề và kết quả của các luồng, giúp quyết định rõ ràng và nhanh hơn. Bản mục tiêu được mô tả trong bài xác định mục tiêu giao dịch trước khi làm việc với các cố vấn là điểm tham chiếu cho từng quyết định.

Giữ tài liệu đồng bộ

Sự thống nhất còn phụ thuộc vào việc mọi người làm việc trên cùng một bộ tài liệu. Một danh mục chung, cấu trúc thư mục rõ ràng, kỷ luật về phiên bản và ghi nhận về việc đã chia sẻ gì với ai đều giúp ích. Khi một tài liệu quan trọng thay đổi — bản tóm tắt tài chính được sửa, sơ đồ tổ chức được điều chỉnh — hãy thông báo cho các luồng phụ thuộc vào nó thay vì mặc định họ sẽ tự nhận ra.

Dấu hiệu các luồng công việc đang lệch nhau

Một số tín hiệu cho thấy cần chú ý đến sự thống nhất:

• cùng một câu hỏi được hỏi hoặc được trả lời nhiều hơn một lần;
• người phụ trách các luồng biết về những phát hiện quan trọng một cách gián tiếp;
• danh sách vấn đề ngày càng dài nhưng rất ít mục được đóng lại;
• các quyết định được đưa ra không chính thức và không được ghi lại;
• một quốc gia hoặc một luồng việc liên tục chậm hơn mà không ai biết vì sao.

Không dấu hiệu nào trong số này có nghĩa là giao dịch đang gặp rắc rối. Mỗi dấu hiệu là lời nhắc để xem lại bản đồ, sự phụ thuộc và nhịp trao đổi trước khi những khoảng trống nhỏ biến thành chậm trễ hoặc nhầm lẫn.

Tóm lại

Các luồng công việc song song giữ được sự thống nhất khi có một bản đồ chung về ai làm gì, sự phụ thuộc được nêu rõ, một danh sách vấn đề, một sổ câu hỏi, một nhịp trao đổi có thể dự đoán và các điểm ra quyết định rõ ràng. Hãy lên kế hoạch cho ngôn ngữ và múi giờ ngay từ đầu, giữ tài liệu đồng bộ và để ý những dấu hiệu lệch hướng sớm. Việc điều phối như vậy hỗ trợ các chuyên gia; nó không thay thế lời tư vấn của họ.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ thiết lập các hồ sơ điều phối cho một giao dịch xuyên biên giới, bạn có thể trao đổi với Wobridge.