Nhà tuyển dụng có thể cần làm gì: hiểu phần việc từ phía doanh nghiệp

Khi một người chuyển ra nước ngoài để làm việc một thời gian, rất dễ nghĩ rằng quy trình là việc của riêng người lao động: giấy tờ của họ, hồ sơ của họ, chuyến đi của họ. Trên thực tế, nhiều sự sắp xếp làm việc tạm thời có sự tham gia của cả nhà tuyển dụng — khi thì ít, khi thì đáng kể. Hiểu rằng nhà tuyển dụng có thể có phần việc riêng trong quy trình sẽ giúp cả hai bên. Người lao động thôi chờ đợi những việc không ai làm, nhà tuyển dụng thôi mặc định rằng người mới tuyển đã lo xong mọi thứ, và hai bên có thể cùng nhau lên kế hoạch. Bài viết này giải thích ý tưởng đó ở mức chung. Bài viết không mô tả yêu cầu đối với nhà tuyển dụng của bất kỳ quốc gia nào; những yêu cầu đó phải được xác nhận cho lộ trình cụ thể từ nguồn chính thức.

Vì sao nhà tuyển dụng có thể có vai trò

Ở một số lộ trình làm việc tạm thời, quyền làm việc gắn với một công việc cụ thể. Khi đó, cơ quan có thẩm quyền có thể muốn biết về công việc và tổ chức đưa ra công việc đó, chứ không chỉ về người lao động. Nhà tuyển dụng là nguồn tự nhiên của những thông tin này, và ở một số lộ trình, họ được yêu cầu thực hiện những bước chính thức của riêng mình.

Ở những lộ trình khác, sự tham gia của nhà tuyển dụng rất ít. Người lao động tự lo hồ sơ, và phần việc của nhà tuyển dụng chỉ giới hạn ở việc đưa ra lời mời hoặc xác nhận vài thông tin. Không có quy tắc chung. Cùng một tổ chức có thể thấy vai trò của mình khác nhau giữa các lộ trình, quốc gia hay loại công việc.

Vì vậy, câu quan trọng nhất trong mọi hoạt động tuyển dụng xuyên biên giới là một câu hỏi: nhà tuyển dụng cần làm gì ở đây, nếu có? Câu hỏi này nên được đặt ra từ sớm, được trả lời từ nguồn chính thức, và được ghi lại.

Những gì có thể thuộc về phía nhà tuyển dụng

Không mô tả bất kỳ lộ trình cụ thể nào, sẽ hữu ích nếu biết những loại việc có thể thuộc về nhà tuyển dụng trong các sự sắp xếp như thế này. Tùy theo lộ trình, nhà tuyển dụng có thể được yêu cầu:

• Mô tả vị trí công việc rõ ràng — chức danh, nhiệm vụ, địa điểm và điều kiện — dưới một hình thức có thể dựa vào được.
• Cung cấp thông tin về tổ chức — tổ chức là ai, được thành lập ở đâu và hoạt động trong lĩnh vực gì.
• Xác nhận lời mời bằng văn bản, nhất quán với những gì người lao động nộp.
• Thực hiện các bước của riêng mình trước hoặc song song với hồ sơ của người lao động, khi một lộ trình yêu cầu.
• Lưu giữ hồ sơ liên quan đến việc tuyển dụng.
• Thông báo hoặc quản lý các thay đổi trong thời gian tuyển dụng, khi một lộ trình yêu cầu.

Một số bước diễn ra một lần, lúc bắt đầu. Những bước khác có thể kéo dài trong suốt thời gian người đó được tuyển dụng. Nhóm thứ hai rất dễ bị bỏ sót, và đó là một lý do khiến các nhà tuyển dụng mới tuyển người quốc tế thường cần đến tư vấn chuyên môn trước khi bắt đầu.

Phối hợp tiến độ giữa nhà tuyển dụng và người lao động

Khi cả hai bên đều có bước phải làm, thứ tự trở nên quan trọng. Người lao động không phải lúc nào cũng tiếp tục được cho đến khi nhà tuyển dụng làm xong một việc, và nhà tuyển dụng không phải lúc nào cũng hoàn tất được phần của mình nếu thiếu thông tin từ người lao động. Không có sự phối hợp, mỗi bên lại chờ bên kia.

Xây dựng một trình tự chung

Một kế hoạch chung đơn giản sẽ giúp ích. Nó không cần ngày tháng để hữu ích; nó cần thứ tự và người phụ trách:

• mỗi bên phải làm gì;
• bước nào phụ thuộc vào bước nào;
• ai chịu trách nhiệm cho từng bước;
• mỗi bên sẽ báo cho bên kia thế nào khi một bước đã hoàn tất.

Thống nhất "ngày bắt đầu" nghĩa là gì

Nhà tuyển dụng muốn chốt ngày bắt đầu là điều tự nhiên, và người lao động cũng cần một mốc để lên kế hoạch. Nhưng một ngày bắt đầu còn phụ thuộc vào những bước chưa hoàn tất thì chỉ là kế hoạch, chưa phải cam kết. Nên thống nhất bằng văn bản ngày bắt đầu phụ thuộc vào những gì, và hai bên sẽ xử lý thế nào nếu các bước đó kéo dài hơn mong đợi. Cuộc trao đổi đó dễ hơn nhiều khi chưa ai nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng thuê nhà hay đặt vé máy bay.

Sự nhất quán giữa thông tin của nhà tuyển dụng và của người lao động

Khi nhà tuyển dụng và người lao động cùng mô tả một công việc, các mô tả phải khớp nhau. Chức danh khác nhau, nhiệm vụ khác nhau hay địa điểm khác nhau trong các văn bản khác nhau sẽ tạo ra những câu hỏi lẽ ra có thể tránh được.

Cách đáng tin cậy nhất là thống nhất một bản mô tả vị trí duy nhất ngay từ đầu — chức danh, nhiệm vụ, địa điểm, cách sắp xếp công việc, pháp nhân ký hợp đồng — và dùng nó ở mọi nơi. Nếu vị trí thay đổi trước khi bất cứ thứ gì được nộp, hãy sửa bản mô tả chung trước và báo cho mọi người đang dựa vào nó.

Điều tương tự áp dụng với quá trình làm việc của người lao động. Nếu văn bản của nhà tuyển dụng mô tả kinh nghiệm của người lao động, nội dung đó phải khớp với CV, thư giới thiệu và hồ sơ của chính người lao động. Một lần cùng rà soát ngắn trước khi nộp sẽ phát hiện được phần lớn khác biệt.

Người lao động có thể giúp gì

Người lao động đôi khi cảm thấy phần việc của nhà tuyển dụng nằm ngoài tầm tay mình. Thực ra họ vẫn có thể làm rất nhiều:

• Phản hồi nhanh và đầy đủ các đề nghị cung cấp thông tin, và giữ bản sao những gì đã gửi.
• Kiểm tra các văn bản mô tả về bạn — tên, văn bằng, kinh nghiệm — cho chính xác trước khi được sử dụng.
• Hỏi rõ ai chịu trách nhiệm việc gì, để biết bước nào cần theo dõi và bước nào cần chờ.
• Giữ hồ sơ của chính mình ngăn nắp, để khi nhà tuyển dụng cần gì, bạn có thể cung cấp ngay.
• Báo sớm cho nhà tuyển dụng nếu hoàn cảnh của bạn thay đổi — một giấy tờ mới, thay đổi trong kế hoạch gia đình, thay đổi địa chỉ.

Khi có đơn vị tư vấn bên ngoài tham gia

Nhiều nhà tuyển dụng làm việc với một đơn vị tư vấn bên ngoài khi tuyển dụng quốc tế. Điều đó có thể giúp quy trình suôn sẻ hơn, nhưng cũng thêm một bên thứ ba, và nên rõ ràng về cách mối quan hệ này vận hành.

Câu hỏi then chốt rất đơn giản: đơn vị tư vấn đại diện cho ai? Thường đó là nhà tuyển dụng. Khi đó, nhiệm vụ của đơn vị tư vấn là bảo vệ vị thế của nhà tuyển dụng, và người lao động vẫn có thể muốn có tư vấn độc lập về hoàn cảnh riêng của mình — chẳng hạn về thành viên gia đình, các sự việc trước đây hay kế hoạch dài hạn hơn. Việc lịch sự hỏi nhà tuyển dụng xem đơn vị tư vấn có thể trả lời cả các câu hỏi cá nhân của bạn hay bạn nên tìm tư vấn riêng là hoàn toàn hợp lý.

Một vài thói quen thực tế giúp ích cho tất cả:

• thống nhất cách người lao động liên hệ với đơn vị tư vấn — trực tiếp, hay thông qua nhà tuyển dụng;
• chỉ gửi giấy tờ cá nhân qua kênh đã được thống nhất;
• giữ bản sao mọi thứ đã gửi và ghi chú mọi câu trả lời nhận được.

Dành cho nhà tuyển dụng tuyển người xuyên biên giới

Các nhà tuyển dụng mới tuyển người quốc tế thường đánh giá thấp khối lượng công việc chuẩn bị. Một vài bước nội bộ giúp quy trình suôn sẻ hơn:

• Xác định ai phụ trách quy trình trong nội bộ — thường là một người ở bộ phận nhân sự hoặc vận hành — và cho người lao động một đầu mối liên hệ duy nhất.
• Thống nhất bản mô tả vị trí với quản lý tuyển dụng trước khi đưa ra lời mời, để nó không thay đổi về sau.
• Xác định pháp nhân nào sẽ tuyển dụng người đó, đặc biệt trong một tập đoàn.
• Tìm hiểu, trước khi hứa hẹn, phần việc của tổ chức mình cho lộ trình liên quan — tốt nhất là cùng chuyên gia có chuyên môn.
• Tránh những lời trấn an mà bạn không thể bảo chứng. Nhà tuyển dụng không thể hứa rằng người lao động sẽ được cấp quyền làm việc, và không nên ngụ ý điều ngược lại.
• Nghĩ xa hơn ngày bắt đầu. Nếu có những trách nhiệm kéo dài trong suốt thời gian tuyển dụng, hãy lên kế hoạch ai sẽ quản lý chúng.

Sự chuẩn bị này bảo vệ cả tổ chức lẫn người lao động. Một quy trình rõ ràng, được thống nhất trong nội bộ, giúp tránh những bất ngờ phút chót cho tất cả.

Xác nhận yêu cầu cho lộ trình cụ thể

Mọi điều trong bài viết này đều mang tính chung. Các yêu cầu thực tế — nhà tuyển dụng có vai trò hay không, vai trò đó gồm những gì, cần cung cấp gì và điều gì tiếp diễn sau đó — do từng quốc gia đặt ra cho từng lộ trình, và chúng thay đổi.

Vì vậy cả hai bên nên:

• xác định nguồn chính thức cho lộ trình liên quan;
• đọc hướng dẫn dành cho nhà tuyển dụng cũng như cho người lao động, nếu có;
• ghi lại những gì tìm được và ngày kiểm tra;
• nhờ chuyên gia di trú hoặc pháp lý có chuyên môn diễn giải bất cứ điều gì chưa rõ hoặc ảnh hưởng đến một quyết định.

Khi nhà tuyển dụng và người lao động cùng đọc một nguồn chính thức và thống nhất ai làm việc gì, phần lớn những trục trặc trong tuyển dụng xuyên biên giới sẽ biến mất.

Kết luận

Phần việc của nhà tuyển dụng trong một quy trình làm việc tạm thời có thể từ gần như không có gì đến một loạt bước đáng kể, tùy theo lộ trình. Không bên nào nên tự giả định đó sẽ là trường hợp nào. Hãy hỏi sớm, xác nhận từ nguồn chính thức, thống nhất một bản mô tả vị trí duy nhất, xây dựng một trình tự chung với người phụ trách rõ ràng, và coi ngày bắt đầu là phụ thuộc vào các bước đó cho đến khi chúng hoàn tất.

Để hiểu bối cảnh vì sao nhà tuyển dụng tham gia, hãy xem quyền làm việc gắn với nhà tuyển dụng vận hành ra sao về mặt khái niệm. Về phần cá nhân khi lên kế hoạch song song với quy trình của nhà tuyển dụng, hãy xem canh thời điểm cho chuyến đi làm việc có thời hạn.

Nếu bạn là người lao động hoặc nhà tuyển dụng đang chuẩn bị cho một vị trí xuyên biên giới và muốn được hỗ trợ sắp xếp các bước và câu hỏi, hãy trao đổi với Wobridge.