Làm việc với các cố vấn ở nhiều quốc gia

Nhiều người có cuộc sống, công việc kinh doanh hoặc gia đình trải rộng qua nhiều quốc gia cuối cùng sẽ làm việc với hơn một cố vấn. Một luật sư ở nước mình xem xét một khía cạnh của vấn đề, một cố vấn thuế ở quốc gia khác xem xét một khía cạnh khác, và có thể còn có thêm một kế toán. Mỗi người đều có năng lực trong lĩnh vực và trong phạm vi quốc gia của mình. Không ai trong số họ nhìn thấy toàn bộ bức tranh, trừ khi có người giúp họ nhìn thấy.

Người đó thường chính là bạn. Bài viết này đưa ra những cách làm thực tế để giữ cho nhiều cố vấn cùng đi một hướng: cách xác định ai phụ trách việc gì, cách cung cấp cho mọi người cùng một bộ dữ kiện, cách xử lý khác biệt về ngôn ngữ và thuật ngữ, nên làm gì khi các lời tư vấn có vẻ mâu thuẫn, và cách ghi lại những quyết định bạn đưa ra trong suốt quá trình.

Vì sao lời tư vấn ở hai quốc gia có thể khác nhau

Hai cố vấn có năng lực có thể cùng xem xét một tình huống tưởng như giống hệt nhau mà vẫn đi đến kết luận khác nhau. Điều này hiếm khi do một người cẩu thả. Thường thì có một lý do mang tính cấu trúc:

• Họ áp dụng những quy định khác nhau. Mỗi cố vấn làm việc trong khuôn khổ pháp luật và thông lệ của quốc gia mình. Một việc được xử lý theo một cách ở nước mình có thể được xử lý rất khác ở quốc gia khác.
• Họ được hỏi những câu hỏi khác nhau. Một câu hỏi được diễn đạt hơi khác đi có thể dẫn đến câu trả lời khác hẳn về bản chất.
• Họ được cung cấp những dữ kiện khác nhau. Một cố vấn có thể đang giữ phiên bản cũ của một tài liệu, hoặc không biết về một tài sản, một mốc thời gian hay một hoàn cảnh gia đình mà người kia biết.
• Họ đưa ra những giả định khác nhau. Khi thiếu dữ kiện, cố vấn sẽ lấp khoảng trống bằng giả định, và những giả định đó không phải lúc nào cũng được nói ra.
• Họ có phạm vi công việc khác nhau. Một người có thể chỉ xem xét một giao dịch đơn lẻ, trong khi người kia xem xét tình hình của bạn trong nhiều năm.

Xác định ai tư vấn về vấn đề gì

Trước khi vấn đề phát sinh, hãy ghi lại ai chịu trách nhiệm về câu hỏi nào. Một bảng đơn giản là đủ:

Cột cuối cùng là cột có giá trị nhất. Nó cho thấy những khoảng trống: những câu hỏi mà cố vấn nào cũng nghĩ rằng người khác đang lo. Nếu một câu hỏi không nằm trong phạm vi của ai cả, bạn đã tìm ra một điều cần nêu lên trước khi nó gây rắc rối. Việc mô tả một câu hỏi liên quan đến nhiều lĩnh vực sẽ dễ dàng hơn khi có cấu trúc rõ ràng, như được giải thích trong bài mô tả một câu hỏi trải rộng trên nhiều lĩnh vực.

Một bộ dữ kiện chung để mọi người cùng sử dụng

Nguồn gây nhầm lẫn phổ biến nhất giữa các cố vấn không phải là bất đồng về quy định. Đó là việc họ đang làm việc dựa trên những phiên bản dữ kiện khác nhau. Một bộ dữ kiện chung giải quyết được phần lớn vấn đề này.

Bộ dữ kiện là một tài liệu ngắn, mang tính khách quan, được cập nhật thường xuyên, mô tả tình hình của bạn mà không kèm diễn giải. Tài liệu này có thể gồm:

• những ai liên quan: thành viên gia đình, đồng sở hữu, đối tác kinh doanh, và mỗi người đang sống, làm việc ở đâu;
• những gì liên quan: tài sản, các khoản tiền gửi, hoạt động kinh doanh, hợp đồng và nghĩa vụ, được mô tả đơn giản;
• các mốc thời gian quan trọng: sự việc đã xảy ra khi nào và khi nào cần đưa ra quyết định;
• các tài liệu chứng minh cho từng dữ kiện, kèm phiên bản và ngày tháng;
• những gì vẫn chưa biết, được đánh dấu rõ là chưa biết thay vì phỏng đoán.

Hãy gửi cho mọi cố vấn cùng một phiên bản và ghi rõ ngày trên đó. Khi một dữ kiện thay đổi, hãy cập nhật tài liệu và gửi phiên bản mới cho tất cả mọi người cùng lúc. Việc sắp xếp các giấy tờ gốc được trình bày kỹ hơn trong bài xây dựng danh mục giấy tờ xuyên biên giới.

Chia sẻ thông tin một cách nhất quán và an toàn

Khi đã có bộ dữ kiện, cách bạn chia sẻ nó cũng quan trọng không kém nội dung.

• Mỗi mục đích dùng một kênh. Hãy quyết định tài liệu được lưu ở đâu và các cập nhật được thông báo bằng cách nào, để không có điều gì quan trọng chỉ được truyền đi qua một tin nhắn thoáng qua.
• Đánh số phiên bản cho mọi thứ. Đặt tên tệp kèm mô tả rõ ràng và nhãn phiên bản, đồng thời giữ lại các phiên bản cũ thay vì ghi đè lên chúng.
• Chỉ chia sẻ những gì mỗi cố vấn cần. Không phải cố vấn nào cũng cần mọi tài liệu. Hãy hỏi từng người họ cần gì cho phạm vi công việc của mình.
• Hỏi về cách chuyển tài liệu an toàn. Hãy hỏi từng cố vấn họ muốn nhận tài liệu nhạy cảm theo cách nào, và làm theo cách đó.
• Ghi lại bạn đã gửi gì và khi nào. Một nhật ký ngắn về những gì từng cố vấn đã nhận giúp tránh câu hỏi "họ đã có tài liệu đó chưa?" về sau.
• Xin sự đồng ý trước khi chia sẻ giữa các cố vấn. Thông tin mà một cố vấn đưa cho bạn có thể mang tính bảo mật. Hãy hỏi trước khi chuyển tiếp cho người khác.

Khác biệt về ngôn ngữ và thuật ngữ

Ngay cả khi mọi người dùng chung một ngôn ngữ làm việc, cùng một từ có thể mang ý nghĩa khác nhau trong những hệ thống pháp luật và thuế khác nhau. Một thuật ngữ nghe quen thuộc có thể mô tả một khái niệm không tồn tại, hoặc vận hành theo cách khác, ở quốc gia kia.

Một vài thói quen thực tế sẽ giúp ích:

• Duy trì một bảng thuật ngữ ngắn gồm các khái niệm then chốt, kèm mô tả đơn giản về ý nghĩa của từng khái niệm trong hoàn cảnh của bạn.
• Khi cố vấn dùng một thuật ngữ chuyên môn, hãy đề nghị họ giải thích bằng lời lẽ thông thường và bổ sung phần giải thích đó vào bảng thuật ngữ.
• Khi tài liệu tồn tại bằng nhiều ngôn ngữ, hãy hỏi từng cố vấn họ đã dựa vào bản nào và có sử dụng bản dịch hay không.
• Tránh tự diễn đạt lại kết luận của cố vấn này cho cố vấn kia bằng lời của mình. Hãy chia sẻ nguyên văn, khi đã được đồng ý, để không làm mất đi những sắc thái quan trọng.

Khi các lời tư vấn có vẻ mâu thuẫn

Sớm hay muộn, hai cố vấn có thể có vẻ đang nói với bạn hai điều khác nhau. Khi đó rất dễ nảy sinh ý muốn chọn câu trả lời dễ làm theo nhất hoặc ít tốn kém nhất. Hãy kiềm chế điều đó. Một câu trả lời thuận tiện không đồng nghĩa với một câu trả lời đúng, và việc tự mình chọn giữa các cố vấn đồng nghĩa với việc bạn gánh lấy một nhận định mà không ai trong số họ đưa ra.

Một cách tiếp cận bình tĩnh hơn:

• Quay lại các dữ kiện. Kiểm tra xem cả hai cố vấn có cùng một phiên bản của bộ dữ kiện hay không.
• Quay lại các câu hỏi. So sánh chính xác câu chữ của điều mà mỗi cố vấn được hỏi. Rất thường xuyên, họ đã trả lời những câu hỏi khác nhau.
• Đề nghị mỗi cố vấn nêu rõ các giả định của mình. Những giả định chưa từng được viết ra là nguồn gốc thường gặp của những mâu thuẫn bề ngoài.
• Kết nối các cố vấn với nhau, khi bạn đồng ý. Một cuộc trao đổi trực tiếp giữa họ, hoặc một cuộc gọi chung, thường giải quyết trong vài phút điều mà hàng tuần trao đổi qua tin nhắn không làm được.
• Đề nghị một ghi chú bằng văn bản về kết quả. Khi các cố vấn đã thống nhất về quan điểm, hoặc về chỗ vẫn còn khác biệt thực sự, hãy đề nghị họ ghi lại bằng văn bản.

Đôi khi một khác biệt thực sự vẫn còn, vì quy định của mỗi quốc gia dẫn đến những hệ quả khác nhau. Khi đó cần đưa ra quyết định trong khi cân nhắc cả hai hệ quả, và các cố vấn có thể giúp bạn hiểu những đánh đổi.

Điều khoản hợp tác, phạm vi và bảo mật

Mỗi cố vấn thường làm việc theo điều khoản hợp tác riêng. Nội dung và hình thức của những điều khoản này khác nhau giữa các ngành nghề và các quốc gia, vì vậy điều hữu ích là biết nên hỏi gì. Trước hoặc ngay khi bắt đầu mỗi lần hợp tác, bạn có thể cân nhắc hỏi:

• Chính xác thì phạm vi công việc của anh chị gồm những gì, và loại trừ những gì?
• Anh chị sẽ đưa ra lời tư vấn theo hình thức nào: bằng văn bản, trong một cuộc họp, hay cả hai?
• Anh chị có thể trao đổi trực tiếp với các cố vấn của tôi ở quốc gia khác không, và anh chị cần tôi làm gì để việc đó diễn ra?
• Anh chị xử lý vấn đề bảo mật thế nào, và tôi được phép chia sẻ những gì từ lời tư vấn của anh chị với các cố vấn khác?
• Nếu phạm vi công việc cần thay đổi, việc đó sẽ được thống nhất ra sao?

Hãy ghi lại các câu trả lời. Chúng sẽ được đưa vào bảng phân công trách nhiệm và giúp tránh những khoảng trống đã nói ở trên.

Chi phí là điều cần thống nhất bằng văn bản

Làm việc với nhiều cố vấn đồng nghĩa với nhiều khoản chi phí, mỗi khoản được tính theo một cách riêng. Có cố vấn tính theo thời gian, có người tính theo đầu việc, có người kết hợp cả hai. Nếu không rõ ràng, chi phí có thể tăng lên một cách âm thầm, đặc biệt khi các cố vấn cần trao đổi với nhau.

Những điểm thực tế nên thống nhất bằng văn bản với từng cố vấn:

• công việc của họ được tính phí như thế nào và bao gồm những gì;
• thời gian trao đổi với các cố vấn khác có được tính phí không, và tính ra sao;
• điều gì sẽ được coi là công việc phát sinh, và bạn sẽ được thông báo thế nào trước khi việc đó bắt đầu;
• hóa đơn được phát hành bằng cách nào và vào thời điểm nào.

Thống nhất trước những điều này giúp bạn so sánh các lần hợp tác một cách rõ ràng. Để có một bộ câu hỏi rộng hơn dành cho bất kỳ bên nào cung cấp dịch vụ xuyên biên giới, hãy xem bài những câu hỏi nên đặt ra cho một nhà cung cấp dịch vụ xuyên biên giới.

Ghi lại các quyết định và lý do của chúng

Lời tư vấn dẫn đến quyết định, và quyết định thì rất dễ bị quên. Nhiều tháng sau, bạn, một thành viên trong gia đình hoặc một cố vấn mới có thể cần hiểu vì sao một việc đã được làm theo một cách nhất định.

Hãy duy trì một nhật ký quyết định đơn giản, trong đó với mỗi quyết định có:

• ngày tháng và nội dung đã quyết định;
• quyết định đó dựa trên lời tư vấn nào, kèm dẫn chiếu đến văn bản tư vấn;
• các dữ kiện và giả định tại thời điểm đó;
• ai là người đưa ra quyết định;
• những điểm còn bỏ ngỏ, nếu có, và ai đang theo dõi chúng.

Giá trị của nhật ký nằm ở chỗ kết nối mỗi quyết định với lời tư vấn đứng sau, nhờ đó có thể xem xét lại các quyết định nếu hoàn cảnh thay đổi.

Bàn giao giữa các cố vấn

Cố vấn có thể thay đổi. Một người nghỉ hưu, một công ty được thay thế, hoặc một câu hỏi chuyển từ quốc gia này sang quốc gia khác. Một cuộc bàn giao sơ sài có thể làm mất đi phần lớn sự thống nhất mà bạn đã xây dựng.

Khi một cố vấn rời đi hoặc một cố vấn mới tham gia:

• cung cấp cho cố vấn mới bộ dữ kiện hiện hành, bảng phân công trách nhiệm và phần liên quan của nhật ký quyết định;
• khi phù hợp, đề nghị cố vấn sắp rời đi viết một bản tóm tắt ngắn về tình hình và các điểm còn bỏ ngỏ;
• kiểm tra xem có thời hạn hoặc việc cần làm nào đang nằm trong tay cố vấn sắp rời đi hay không;
• cập nhật bảng phân công trách nhiệm để mọi người đều nắm rõ phạm vi công việc của cố vấn mới;
• thông báo cho các cố vấn khác về sự thay đổi và xác nhận cách họ sẽ phối hợp với nhau.

Một điều phối viên có thể giúp ở đâu

Giữ cho nhiều cố vấn cùng đi một hướng là một khối lượng công việc thực sự, và nó thường đổ lên vai một người vốn đã bận rộn với cuộc sống hoặc công việc kinh doanh của mình. Một điều phối viên có thể đảm nhận một phần việc sắp xếp này.

Wobridge làm việc trong vai trò đó. Wobridge có thể giúp bạn soạn bản tóm tắt yêu cầu cho từng cố vấn, duy trì bộ dữ kiện và bảng phân công trách nhiệm, theo dõi các câu hỏi còn mở và ai đang trả lời chúng, và sắp xếp để những người phù hợp trao đổi với nhau khi bạn đồng ý.

Điều Wobridge không làm là đưa ra tư vấn thuế hay tài chính. Wobridge không đánh giá hệ quả về thuế và không khuyến nghị các quyết định tài chính; những việc đó thuộc về các chuyên gia có chuyên môn phù hợp mà bạn thuê. Các câu hỏi pháp lý do đội ngũ luật sư của Wobridge xử lý trong phạm vi chuyên môn, phối hợp với luật sư đối tác tại quốc gia liên quan khi cần. Nhiệm vụ của điều phối viên là giúp lời tư vấn được yêu cầu một cách rõ ràng, dựa trên cùng một bộ dữ kiện, và được xem xét cùng nhau.

Tóm lại

Lời tư vấn từ các quốc gia khác nhau có thể khác nhau vì khác biệt về quy định, câu hỏi, dữ kiện, giả định hoặc phạm vi. Hãy xác định ai phụ trách việc gì, cung cấp cho mọi người một bộ dữ kiện chung, chia sẻ thông tin cẩn thận, làm rõ thuật ngữ, và khi lời tư vấn có vẻ mâu thuẫn, hãy quay lại các dữ kiện và câu hỏi thay vì chọn câu trả lời thuận tiện. Thống nhất phạm vi và chi phí bằng văn bản, ghi lại các quyết định và lên kế hoạch cho việc bàn giao.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ sắp xếp bản tóm tắt yêu cầu và các câu hỏi cho cố vấn ở nhiều quốc gia, bạn có thể trao đổi với Wobridge.